【ペーパーレス化】失敗しない進め方とは？ (original) (raw)
こんにちは、株式会社シー・エス・エスのサットンです。
皆さんの会社は、ペーパーレス化されていますか？
ペーパーレス化とは、紙の文書や資料などを電子化・データ化することによって紙の使用を減らすことを指します。
多くの企業が業務効率化やコスト削減を目指していると思いますが、ペーパーレス化はその第一歩になりますね。
しかし、ペーパーレス化は正しいステップで進めないと失敗のリスクもあるんです。
本記事では、失敗しないペーパーレス化の進め方を詳しく解説していきます。
記事の最後には、弊社の働き方改革を紹介する動画がありますので、ぜひご覧ください。何をどうやってペーパーレス化したかについて話しています！
ペーパーレス化の基礎ステップ
ペーパーレス化の大きなステップは以下の通りです。
1.現状分析
2.優先順位の設定
3.ITツールの導入
早速、ひとつずつ見ていきましょう。
1. 現状分析から始める
ペーパーレス化を進める前に、現状の紙使用量や業務プロセスを把握することが重要です。
現状分析は、ペーパーレス化の成功を左右する重要な第一歩です。まずは、どの業務でどれだけの紙が使われているのか、具体的な数字を把握しましょう。また、業務プロセスを分析し、紙の書類がどのように作成・保管・利用されているのかを明確化します。
全ての企業でペーパーレス化が必要なわけではない
ペーパーレス化は必ずしもすべての企業で絶対に進めるべき施策ではなく、特に紙の使用が少ない場合は、無理に進める必要はありません。実際、ペーパーレス化には初期投資がかかることも多いです。まずは現状の紙の利用状況や業務をしっかりと分析し、本当にペーパーレス化が必要か検討しましょう。
以下を求める場合は、ペーパーレス化の価値がありますので、参考にしてみてください。
- コスト削減：印刷費用や保管スペースの維持費が小さくない場合、ペーパーレス化でのコスト削減効果が期待できます。
- 業務効率化：ペーパーレス化により、資料の共有や検索がスムーズになり、作業効率が上がる可能性があります。
- リモートワークの推進：リモートワークや多拠点間でのデータ共有が必要な場合、紙を使わないペーパーレスな環境はメリットが大きいです。
- セキュリティの向上：機密情報を含む文書の管理において、デジタル管理はセキュリティを向上させる手段になり得ます。
▶ 紙ではなくタブレットに手書き入力で即データ保存！生産性向上の事例
実は紙よりもセキュリティが高いデジタル管理
デジタル管理はハッキングや情報漏洩のリスクがあるから、紙の方が安全なんじゃないの？という声が聞こえてきそうです。
確かに、紙の方が物理的なセキュリティを確保しやすい場合もあります。
しかし、ペーパーレスのデジタル管理は、適切なセキュリティ対策を講じることで、紙よりも高いレベルでの機密性を確保できるんです。
以下はデジタル管理した場合の、セキュリティ面のメリットです。
- アクセス制限：デジタル文書はアクセス権限を細かく設定でき、特定の人のみが閲覧や編集できるように制限できます。物理的な文書では、アクセスの監視が難しい場合があるため、デジタル化によって管理が強化されます。
- アクセス履歴の記録：デジタル環境では、誰がいつアクセスしたかのログを残すことが可能です。これにより、不正なアクセスがあれば早期に検知し、対策が講じやすくなります。
- データの暗号化：デジタル文書は暗号化技術を用いてデータを保護できます。仮にデータが盗まれても、暗号化されていれば第三者には内容がわからないようにすることが可能です。
- バックアップと復元：デジタル文書は、定期的なバックアップにより、災害や物理的な損失に対するリスクを軽減できます。これにより、万が一の際でもデータの復元が可能です。
いかがでしょうか。社内の現状分析を経てペーパーレス化をした方がメリットが多いと感じたならば、お次は優先順位を決めていきます。
2. ペーパーレス化対象の優先順位設定
ペーパーレス化する対象を優先度に応じて選定します。
紙の使用量が多い業務や、デジタル化しやすい業務から手を付けるのが良いでしょう。すべての業務を同時にペーパーレス化しようとすると、大きな負担がかかり、途中で挫折してしまう可能性があります。そのため、優先順位を設定し、段階的に進めていくことが重要です。
例えば、顧客とのやり取りが多い業務や、紙の書類の保管スペースが不足している業務など、影響が大きい業務から着手すると、早期に成果を実感できます。
また、電子化しやすい書類や、デジタルツールを活用しやすい業務から始めることで、スムーズな導入を進めることができます。
3. ITツールの導入
様々なデジタルツールを活用し、ペーパーレス化を実現します。クラウドストレージや電子署名など、適切なデジタルツールやプラットフォームを選定し、業務に合わせて導入しましょう。
クラウドストレージは、書類の保管場所を物理的な場所からオンラインに移行することで、場所を選ばずにアクセスできるようになります。物理的な書類とは違い検索ができるので、探す時間も短縮されますね。
電子署名は、紙の書類に代わるデジタル署名であり、契約書などの重要な書類を安全に管理することができます。
デジタルツールを効果的に活用することで、業務の効率化を図り、ペーパーレス化を促進することができます。
ペーパーレス化を実現できるツールの具体例
契約書や請求書の管理、勤怠管理など、ペーパーレス化できる業務は様々ですので、それぞれに適するツールの紹介はまた別のブログに書きたいと思います。
ここでは、1つだけ具体例を紹介しますね。
経費精算管理ツール
経費精算ツールの代表例といえば、楽楽清算ではないでしょうか。TVCMもやっており、ご存じの方も多いと思います。業種問わず15,000社の様々な企業に導入されています。
簡単な操作、充実したサポート体制、また低コストなことが人気な理由のようです。
ちなみに弊社はTeamSpiritを使用しています。TeamSpiritは経費精算だけでなく、勤怠管理や工数管理機能も一体化されているので、社員の勤務状況やプロジェクトごとの工数と経費データを一つのプラットフォーム上で管理でき、プロジェクトの利益率の正確な把握や、業務の進捗状況に応じた適切な経費処理が行いやすくなります。
また、TeamSpiritはSalesforce上で動作するため、Salesforce CRMや他のSalesforce製品を使用していれば、営業活動における出張費や経費をSalesforce上の案件データと紐付けて管理することで、プロジェクトや顧客ごとのコストを簡単に可視化できます。
ペーパーレス化成功の鍵は、組織内での認識共有と教育にもアリ
ペーパーレス化をスムーズに成功させるためには、ペーパーレス化の目的やメリットを全社員に理解してもらい、積極的な協力を得ることも重要になります。
ペーパーレス化は、単に紙を減らすだけでなく、業務効率化やコスト削減、環境保護など、様々なメリットがありますので、これらのメリットを全社員に理解してもらいましょう。
また、社内外で成功したペーパーレス化の事例を共有することで、社員はペーパーレス化の具体的なイメージを掴むことができ、ポジティブにペーパーレス化に取り組むことができます。
ITツール導入後は、ツールの使い方や新しい業務フローなどを説明し、社員が疑問や不安を解消できる時間を設けることも大切です。
【まとめ】段階的にステップを踏み、全社員協力のもとペーパーレス化を成功させよう！
いかがでしたでしょうか。
1.現状分析
2.優先順位の設定
3.ITツールの導入
以上が失敗しないペーパーレス化の3ステップになります。
実は、弊社も数年前まで申請書類は全て紙だったんです。この3ステップでペーパーレス化が成功しました。作業の無駄が減り、働き方改革に大きく貢献しました。
以下は、弊社がデジタル化を中心に働き方改革を行った時のことをまとめた動画で、ペーパーレス化についても話していますので、ご興味のある方はぜひ見てみてくださいね。
この記事の担当
デジタル・マーケティング部
ニックネーム：サットン
経歴：大学卒業後はフォワーダーとして国際貨物の輸送業務に従事。その後プログラミングとデザインを学びWebデザイナーにキャリアチェンジ。中小企業のコーポレートサイト制作を通じてWebマーケティングにも携わるようになる。現在はシステム開発会社、株式会社シー・エス・エスのデジタル・マーケティング部でIT関連のお役立ち情報を届けている。
好きなもの：犬、古畑任三郎、音楽
一言：高校時代にガールズバンドを組んでいました。カラオケの十八番は、相川七瀬の夢見る少女じゃいられないです！