Как навести порядок в мыслях и делах — Лайфхакер (original) (raw)

Как навести порядок в мыслях и делах

Когда в голове роятся тысячи идей, хватаешься то за одну, то за другую. В результате ничего не успеваешь. Разрозненную информацию нужно структурировать и преобразовывать в списки дел, а рутинные задачи — делегировать. Хорошая новость: для этого не нужно устанавливать уйму приложений. Разложить всё по полочкам поможет сервис Goalton.com.

Что такое продуктивность от Goalton

Лайфхакер уже подробно писал об этом замечательном сервисе год назад, и за это время многое изменилось, причём в лучшую сторону. Сервис оброс множеством полезных функций и стал ещё удобнее.

В Goalton всё по-своему красиво и просто: только ты и лист бумаги. Но не простой, а в виде одного из семи шаблонов, который соответствует типу решаемой в данный момент задачи.

Если говорить кратко, то Goalton.com позволяет организовать всё: проекты, идеи, клиентов. Этот облачный сервис помогает существенно повышать как личную продуктивность отдельного человека, так и продуктивность целой команды за счёт использования нескольких простых, но в то же время суперэффективных инструментов.

Ментальные карты

Первый инструмент — это ментальные карты. Составление майндмэпов может здорово разгрузить ваш мозг и перенести разрозненные и вечно скачущие мысли на бумагу. Суть режима ментальной карты состоит в том, что вы задаёте центральную проблему (или цель) и далее в хаотичном порядке пишете всё, что приходит вам в голову и относится к данной теме.

На этом этапе не надо пытаться придать какую-то структуру вашим мыслям — пусть прыгают. Вы просто записываете все идеи, проблемы или задачи и там, где это необходимо, детализируете их.

По мере того как вы будете перекладывать на бумагу свои мысли, они начнут приобретать некую структуру. Электронные майндмэпы удобны тем, что, глядя на получающуюся схему, вы обретаете более ясное понимание картины в целом. Вы всегда можете просто взять нужный элемент мышкой и перетащить его в более правильное место, компонуя задачи по тем логическим признакам, которые нужны именно вам.

Что особенно удобно в Goalton.com, так это возможность использовать режим фокусировки. Если ваша схема становится слишком громоздкой, вы всегда можете переключиться на работу с отдельным её кусочком, временно скрыв другие ветви. Чтобы перейти в фокус, просто нажмите на треугольник в начале задачи.

Иерархическое дерево задач

В Goalton можно одним кликом сменить способ представления данных. Иными словами, вы в любой момент можете превратить свою ментальную схему в чёткий вложенный список задач, и наоборот, трансформировать свой чек-лист в схему.

Подобное решение можно смело назвать уникальным, поскольку такого мы не встречали ещё ни в одном сервисе, а ведь это действительно чрезвычайно удобно. У каждого из нас свой индивидуальный тип мышления: для одного нагляднее выглядит схема, для другого — табличная форма.

В режиме классического аутлайнера (Outline mode) вы можете назначить для каждой задачи ответственного, дедлайн, указать текущий статус задачи. Режим списка будет особенно полезен тем, кто решает бизнес-задачи.

В этом случае вы можете декомпозировать любой элемент, то есть разбивать его на составляющие подзадачи столько раз, сколько будет необходимо. Делайте это до тех пор, пока ваши задачи не станут настолько простыми, что их невозможно будет не выполнить. К счастью, в Goalton нет ограничения на количество вложенных уровней. И да, не забывайте пользоваться режимом фокуса: это действительно здорово помогает сконцентрироваться и найти быстрое решение.

Если часть информации категорически не хочет встраиваться в систему, вы можете занести её в заметки текущего проекта. Это представление вы можете использовать для быстрой записи своих спонтанных мыслей. Сюда удобно копировать ссылки на сайты, вставлять куски текста и даже присоединять к ним картинки для наглядности. В дальнейшем вы также сможете увидеть эти записи в папке Notes, откуда их можно перетаскивать в другие разделы, превращая мысли в конкретные задачи.

Ежедневник

Пожалуй, Goalton не был бы столь популярен, если бы не его знаменитый режим планинга. В режиме ежедневника вы увидите все свои задачи, имеющие конкретный срок, а также сможете создавать новые. Перетаскивая карточки с задачами мышью, вы можете навести полный порядок в своём календаре и взять под контроль как свои задачи, так и задачи, порученные вами членам своей команды.

В ежедневнике удобно реализована система фильтрации задач: вы всегда можете отметить для показа только задачи из нужного вам проекта. Например, таким образом вы можете одним щелчком мыши скрыть служебные задачи и оставить только личные, или наоборот. Можно посмотреть задачи, порученные вам или вами. Если к задаче прикреплен контакт из адресной книги, то прямо здесь вам будет доступна его карточка из встроенной CRM-системы.

Ну а для любителей классических to-do-списков в Goalton.com реализован режим, при котором можно видеть просроченные дела, дела на сегодня, завтра или предстоящую неделю. В общем, довольно просто и удобно.

Канбан-доска

Удивительно, но ребята из Goalton.com смогли реализовать на базе своей платформы и такой сложный инструмент, как канбан. Фактически канбан представляет собой аналог доски для прикрепления карточек с задачами, которые движутся слева направо, проходя заранее определённые этапы.

В данном сервисе вы можете создать неограниченное количество проектов, для каждого из которых можно настроить свои собственные этапы: для работы агентства — одни, для согласования договоров — другие, для Scrum — третьи. Количество этапов в Goalton неограниченно.

Что особенно удобно, вы можете указать для каждого из этапов свой лимит на количество задач, находящихся на этом этапе (Work in progress Limit). Например, вы можете определить, что на этапе разработки может находиться только три задачи. В этом случае система сигнализирует вам о том, что вы пытаетесь перегрузить данного сотрудника, ставя ему четвёртую задачу.

Также можно задать максимальное время нахождения задачи на этапе. Например, для этапа «тестирование» или «согласование» вы можете установить период, равный двум дням, и система будет подсвечивать красным цветом карточки тех задач, которые просрочились и требуют вашего внимания.

Сделки и мини-CRM

Поскольку Goalton в первую очередь рассчитан на решение бизнес-задач, сервис не обошёл стороной и тех, кто работает в стартапах или небольших компаниях, одним словом, всех, кто ведёт учёт своих сделок.

Не секрет, что при попытке продать свой товар коммерсант должен отслеживать, на каком этапе находится та или иная сделка, особенно в случае длинных циклов. В Goalton.com можно создавать сделки и помещать их на канбан-доску по полной аналогично простым задачам.

Разница состоит лишь в том, что, поскольку у сделок есть сумма и дата предполагаемого закрытия, то у пользователя появится возможность получать отчёты за конкретный временной промежуток, а на самой канбан-доске добавится автокалькуляция сумм.

Получается, что в режиме сделок канбан превращается в полноценный и наглядный канал продаж. Это чрезвычайно удобно, поскольку позволяет, бросив беглый взгляд на доску, сразу определить, где скопилась вся потенциальная прибыль. Таким образом вы можете организовать контроль над каналами продаж или вести анализ эффективности работы конкретных менеджеров.

Система позволяет закрывать сделки классическим способом «выиграл — проиграл», а также автоматически регистрирует всю информацию по работе с клиентом во встроенной CRM-системе.

Резюме

Goalton собрал в себе все наиболее эффективные инструменты таск-менеджмента и соединил их в виде удобной экосистемы. Конечно, мы видели реализацию тех или иных аспектов и в других сервисах, но ещё никому не удавалось объединить их вместе и сделать возможной лёгкую трансформацию данных из одного представления в другое.

Если вам нужен полноценный мультитул, чтобы справиться с потоком ваших мыслей и задач, то Goalton.com станет вашим лучшим помощником. Регистрация в сервисе бесплатная, а за 1 доллар в месяц можно получить доступ практически ко всем функциям.

Если нашли ошибку, выделите текст и нажмите Ctrl + Enter