Collections management system (original) (raw)
A Collections Management System (CMS), sometimes called a Collections Information System, is software used by the collections staff of a collecting institution or by individual private collectors and collecting hobbyists or enthusiasts. Collecting institutions are primarily museums and archives and cover a very broad range from huge, international institutions, to very small or niche-specialty institutions such as local historical museums and preservation societies. Secondarily, libraries and galleries are also collecting institutions. Collections Management Systems (CMSs) allow individuals or collecting institutions to organize, control, and manage their collections' objects by “tracking all information related to and about” those objects. In larger institutions, the CMS may be used by co
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| dbo:abstract | A Collections Management System (CMS), sometimes called a Collections Information System, is software used by the collections staff of a collecting institution or by individual private collectors and collecting hobbyists or enthusiasts. Collecting institutions are primarily museums and archives and cover a very broad range from huge, international institutions, to very small or niche-specialty institutions such as local historical museums and preservation societies. Secondarily, libraries and galleries are also collecting institutions. Collections Management Systems (CMSs) allow individuals or collecting institutions to organize, control, and manage their collections' objects by “tracking all information related to and about” those objects. In larger institutions, the CMS may be used by collections staff such as registrars, collections managers, and curators to record information such as object locations, provenance, curatorial information, conservation reports, professional appraisals, and exhibition histories. All of this recorded information is then also accessed and used by other institutional departments such as “education, membership, accounting, and administration." Though early Collections Management Systems were cataloging databases, essentially digital versions of card catalogs, more recent and advanced systems are being used to improve communication between museum staff and to automate and manage collections-based tasks and workflows. Collections Management Systems are also used to provide access to information about an institution's collections and objects to academic researchers, institutional volunteers, and the public, increasingly through online methods. (en) Sistema de gestão de coleção é um software (programa) usado por instituições ou indivíduos para digitalizar e organizar as informações referentes a coleções ou acervos, criando uma base de dados. As instituições de coleta são principalmente museus e arquivos, que podem ser grande porte ou muito pequenas ou especializadas, como museus históricos locais e sociedades de preservação. De forma secundária, bibliotecas e galerias também atuam como instituições coletoras. Os sistemas de gestão de coleções permitem que indivíduos ou instituições de coleta organizem, controlem e gerenciem os objetos de suas coleções “rastreando todas as informações relacionadas a e sobre” esses objetos. Em instituições maiores, o sistema de gestão de coleções pode ser usado por equipes de coleções, como , gestores de coleções e curadores, para registrar informações como localização de objetos, proveniência, informações curatoriais, relatórios de conservação, avaliações profissionais e históricos de exposições. Todas essas informações registradas são acessadas e usadas por outros departamentos institucionais, como os de “educação, associação, contabilidade e administração”. Embora os primeiros sistemas de gestão de coleções fossem bancos de dados de catalogação, essencialmente versões digitais de catálogos de fichas, sistemas mais recentes e avançados estão sendo usados para melhorar a comunicação entre a equipe do museu e para automatizar e gerenciar tarefas e fluxos de trabalho baseados em coleções. Os sistemas de gestão de coleções também são usados para fornecer acesso a informações sobre as coleções e objetos de uma instituição para pesquisadores acadêmicos, voluntários institucionais e o público, cada vez mais por meio de métodos online. (pt) |
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