Elektronik Belge Yönetimi Research Papers (original) (raw)
Bilgi ve iletişim teknolojilerinde yaşanan gelişmelerle birlikte büyük veri kavramı ortaya çıkmıştır. Bu kavram yeni bir devrin başlangıcı olarak yorumlanmaktadır. Arşivlerin ve elektronik belge yönetim merkezlerinin de bu gelişmelerin... more
Bilgi ve iletişim teknolojilerinde yaşanan gelişmelerle birlikte büyük veri kavramı ortaya çıkmıştır. Bu kavram yeni bir devrin başlangıcı olarak yorumlanmaktadır. Arşivlerin ve elektronik belge yönetim merkezlerinin de bu gelişmelerin dışında kalmaları mümkün değildir.Bu merkezlerde ve kullanılan uygulamalarda yalnızca yapılandırılmış verilere değil, yapılandırılmamış verilere olan ihtiyaç da giderek artmaktadır. Özellikle veri ve metin madenciliği gibi analitik vb. işlemler için büyük veri teknolojilerinin kullanılması ise bu sistemlerdeki özellikle yapılandırılmamış veriler aracılığıyla büyük fırsatlar sunmaktadır. Elektronik belge yönetim sistemleri ve dijital arşivlerdeki veri, yapılandırılmamış verilerin de eklenmesiyle büyük veriyi niteleyen unsurlarda olduğu gibi hacim, hız ve çeşitlilik yönünden hızla büyümektedir. Bu büyük veri yığını içinde yapılandırılmış verilerden enformasyon üretmek üzere sorgulama ve erişim yapılabilirken, yapılandırılmamış ve bir çeşit örtük veri niteliğindeki verilerden istenilen nitelikte sorgulama yapılamamakta; kurumların yararına kullanılacak enformasyon üretilememektedir. Veri madenciliği, metin analitiği vb. analitik yöntemler kullanılarak, veri ambarlarında toplanacak bu örtük veriler de işlenebilir nitelik kazanmaktadır. Bu teknikler ile veri yığınları işlenerek, kurumların karar destek sistemleri için gerekli enformasyon ve öngörüler üretilebilmektedir. Çalışma kapsamında “büyük veri” ile Elektronik Belge Yönetimi ve Dijital Arşivleme Sistemleri arasındaki ilişki, bu sistemlerin ne gibi veriler depoladığı, daha ne tür veriler toplayarak bu sistemler için katma değer sağlayabileceği konuları ele alınacaktır.
Günümüzde kurumlar, geleneksel usulle yönettikleri iş ve işlemleri hizmet, kalite standardı, verimlilik, teknolojinin gelişimi ve yasal zorunluluklar gibi etmenlerden dolayı elektronik ortama taşıma ihtiyacı hissetmektedirler. Bunun... more
Günümüzde kurumlar, geleneksel usulle yönettikleri iş ve işlemleri hizmet, kalite standardı, verimlilik, teknolojinin gelişimi ve yasal zorunluluklar gibi etmenlerden dolayı elektronik ortama taşıma ihtiyacı hissetmektedirler. Bunun sonucunda
Amerika Birleşik Devletleri’nde ve Avrupa Birliği ülkelerinde Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) geçişlerinin hız kazandığı görülmektedir. Türkiye’de özellikle kamu kurum ve kuruluşlarında bilgi toplumu eylem planı çerçevesinde
uygulanan EBYS geçişlerinde sürdürülebilirliğin sağlanması adına sistemin birtakım dinamikler üzerinde oluşması gerektiği görülmüştür. Bu çalışmada bahsedilen dinamiklerden biri olan “sistem kullanıcıları olarak personelin yenilikçi bir bakış açısıyla değişim ve dönüşümü kabul edip farkındalık sağlanması”
konusu ele alınmıştır. Çalışmanın amacı EBYS geçişlerinde personel farkındalığının artırılması ile bu farkındalığın uygulama sürecine etkilerini açığa çıkarmaktır.
Teknolojinin de etkisiyle günümüzde Elektronik Belge Yönetimi Sistemine (EBYS) geçişler hız kazanmıştır. Ülkemizde bu geçişler, üst yönetim desteği, kaliteli donanım ve yazılım, iyi bir proje ekibi ve değişim farkındalığı yüksek sistem... more
Teknolojinin de etkisiyle günümüzde Elektronik Belge Yönetimi Sistemine
(EBYS) geçişler hız kazanmıştır. Ülkemizde bu geçişler, üst yönetim desteği, kaliteli donanım ve yazılım, iyi bir proje ekibi ve değişim farkındalığı yüksek sistem kullanıcıları gibi dinamikler çerçevesinde gerçekleştirilmektedir. Bu konuda yapılan çalışmalarda sistem değişimlerinde “insan faktörünün” önemine dikkat çekilmiştir. Tez çalışmasında EBYS uygulamalarında personel farkındalığı değişim yönetimi açısından incelenmiştir. Farkındalığın yüksek olduğu kurumlarda EBYS’ye geçiş sonrasında sürdürülebilirliğin daha kolay sağlandığı görülmüştür. Tezde bir devlet üniversitesi olan Marmara Üniversitesi ve İstanbul’da ilçe belediyesi olan Bağcılar Belediyesinde uygulanan EBYS geçişleri üzerine araştırma yapılmıştır. Araştırmada EBYS değişiminin ve dönüşümünün personel açısından nasıl değerlendirildiği, onların korku, endişe, uygulama öncesi ve sonrası beklentileri incelenmiştir. Çalışmanın problemi “sistem kullanıcılarının bazı sebeplerden dolayı EBYS değişimi hakkında olumsuz düşünmeleridir”. Çalışmada iki kurum katılımcılarına EBYS süreçleriyle ilgili soruların yönetildiği bir anket çalışması yapılmıştır. Anket ile başarının sebepleri ölçülmeye çalışılmıştır. Gerçekleştirilen bu çalışmada, EBYS değişimleri ve personel farkındalığı, değişim yönetimi çerçevesinde ele alınmıştır. Elde edilen bilgiler ışığında “EBYS değişimlerinde/dönüşümlerinde personel farkındalığının yüksek olduğu kurumlarda sistemin yürütülmesinde daha çok başarı sağlandığı” hipotezinin her iki kurum için de geçerli olduğu tespit edilmiştir.
Günümüz teknolojisindeki değişimler her alanda olduğu gibi bilgi ve belge yönetimi sistemlerinde de değişimi gerektirmiştir. Fiziksel ortamdaki belgelerin üretiminden imhasına kadar olan süreci kapsayan yaşam döngüsündeki aşamalar,... more
Günümüz teknolojisindeki değişimler her alanda olduğu gibi bilgi ve belge yönetimi sistemlerinde de değişimi gerektirmiştir. Fiziksel ortamdaki belgelerin üretiminden imhasına kadar olan süreci kapsayan yaşam döngüsündeki aşamalar, günümüzde süreçlerin zorlaşması ve uzun zaman alması ile birlikte belge yönetiminin elektronik ortamda olmasını zorunlu hale getirmiştir. Dijital kurumlarda elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) ile üretilmiş belgelerin korunması, sürdürebilirliği, güvenilirliği ve erişilebilirliğinin sağlanması gerekmektedir. Dijital kurumların bilgi altyapısını oluştururken deneyimli bilgi ve belge yöneticileri ile bilgi işlem personelleri, EBYS’nin verimliliği ve kullanımı açısından kurumda üretilen belgeler ile ilgili kurumun organizasyon yapısını dikkate almalı ve belge yöneticileri bilgi varlıklarının belirlenmesini, sınıflandırılmasını ve bilgi varlıklarının güncel kalmasını sağlamalıdırlar. Bu aşamadan sonra bilgi varlıklarının grup, derecelendirme, saklanma süresi, yetkilendirme, erişilebilir, yetki, dosya boyutu ve formatı belirlenmelidir. Ayrıca risk derecelendirmesinin de yapılarak kurumun bilgi altyapısı oluşturulmalıdır. Bilgi varlığı; verimli bir şekilde anlaşılması, paylaşılabilmesi, korunması ve kullanılabilmesi için tek bir birim olarak tanımlanan ve yönetilen bir bilgi yığınıdır. Bilgi varlıklarının tanınabilir ve yönetilebilir değer, risk, içerik ve yaşam döngüleri vardır. Bu çalışmada kurumun bilgi güvenliği ve yönetim
sistemi standardı kapsamında varlık envanteri ve risk değerlendirme tabloları oluşturulmuştur. Varlıkların fiziksel, dijital olarak tanımlanması ve ayrıştırılması, elektronik belge yönetimi sistemi ile tespit edilmesi ve ilişkili olanların standart dosya planına göre sınıflandırılması yapılmıştır. Bu araştırmada vurgulanmak istenen kurumlarda üretilen elektronik belgelerin üretiminden imhasına kadar olan süreçte belgelerin korunması, sürdürülebilirliği, güvenilirliği ve erişebilir olmasıdır. Ayrıca bilgi varlıklarının kurumun dijital sürekliliğini sağlamada, belgelere doğru şekilde ve kısa zamanda erişilmesinde kurumun elektronik belge yönetimini verimli bir şekilde yönetmesini de önem arz etmektedir. Çalışma kapsamında Basın İlan Kurumu’ndaki elektronik belge
yönetimi uygulamalarındaki bilgi varlıkları örnek olarak sunulacaktır.