Document management system (original) (raw)

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Správa dokumentů nebo také Systém pro správu dokumentů (Document management system (DMS) nebo Electronic Document management (EDM)), je počítačový systém určený ke správě elektronických dokumentů a/nebo zdigitalizovaných papírových dokumentů, tj. např. dokumentů převedených do digitální podoby skenováním. Termín správa dokumentů se překrývá s termínem systém pro správu obsahu. Zatímco systémy pro správu obsahu obvykle pomáhají uživatelům s procesem tvorby dokumentu, systémy pro správu dokumentů oproti tomu obsah dokumentů neřeší a berou dokumenty jako atomické prvky.

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dbo:abstract Správa dokumentů nebo také Systém pro správu dokumentů (Document management system (DMS) nebo Electronic Document management (EDM)), je počítačový systém určený ke správě elektronických dokumentů a/nebo zdigitalizovaných papírových dokumentů, tj. např. dokumentů převedených do digitální podoby skenováním. Termín správa dokumentů se překrývá s termínem systém pro správu obsahu. Zatímco systémy pro správu obsahu obvykle pomáhají uživatelům s procesem tvorby dokumentu, systémy pro správu dokumentů oproti tomu obsah dokumentů neřeší a berou dokumenty jako atomické prvky. (cs) تشير إدارة المستندات الإلكترونية ( GED أو DMS باللغة الإنجليزية ل Document Management System أو EDM Electronic Document Management ) إلى البرامج المحوسبة التي تهدف إلى تنظيم المعلومات وإدارتها في شكل مستندات إلكترونية داخل المنظمة . يدمج برنامج GED ميزات أخرى لتسهيل أو حتى أتمتة إدارة المستندات. من بين هذه الوظائف ، هناك على وجه الخصوص وظائف LAD-RAD تسمح بالتعرف التلقائي على المستندات واستخراج بيانات محددة ، ووظائف التعرف الضوئي على الحروف للسماح بالبحث عن جميع العناصر الموجودة في المستندات المخزنة وأنظمة التوزيع أكثر أو أقل تفصيلاً. غالبًا ما تدمج هذه الحلول أيضًا عمليات دائرة التحقق الرقمية المعروفة باسم تدفقات العمل ، مما يجعل من الممكن تنفيذ عملية الموافقة على المستندات بالكامل رقميًا. (ar) Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) είναι ένα σύστημα ηλεκτρονικού υπολογιστή (ή ένα σύνολο από προγράμματα ηλεκτρονικού υπολογιστή) που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση και αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων ή φυσικών εντύπων (εικόνες εγγράφων αποτυπωμένες σε χαρτί). Επίσης, είναι ικανό να παρακολουθεί τις διάφορες εκδοχές από διάφορους χρήστες (ιστορικό παρακολούθησης), καθώς και ο όρος έχει κάποια συνάφεια με έννοιες των συστημάτων διαχείρισης περιεχομένου. Συχνά παρουσιάζεται ως συστατικό στοιχείο των συστημάτων διαχείρισης επιχειρηματικού περιεχομένου (ECM) και σχετίζεται με την ψηφιακή διαχείριση περιουσιακών στοιχείων, απεικόνισης εγγράφων, ροής εργασίας, και συστημάτων διαχείρισης καταγραφής. (el) Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man von Schriftgutverwaltung. Zur besseren Unterscheidung wird häufig auch der Begriff elektronisches Dokumentenmanagement (englisch electronic document management, EDM) verwendet. Als Software werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) eingesetzt. Im englischen Sprachgebrauch steht „document management“ begrifflich eingeschränkter für die Verwaltung von Dateien mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen, wie sie z. B. in Content-Management-Systemen vorzufinden sind. (de) A document management system (DMS) is usually a computerized system used to store, share, track and manage files or documents. Some systems include history tracking where a log of the various versions created and modified by different users is recorded. The term has some overlap with the concepts of content management systems. It is often viewed as a component of enterprise content management (ECM) systems and related to digital asset management, document imaging, workflow systems and records management systems. (en) Sistema de gestión documental (en inglés, Document Management System) son todos aquellos programas informáticos creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. La mayoría de estos productos tienen la capacidad de mantener un registro de las distintas versiones y modificaciones de los documentos que vayan llevando a cabo los usuarios. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los documentos. Estos generalmente se encuentran comprimidos y además de texto pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia como imágenes o vídeos. Los sistemas de gestión de documentos comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación.​ El término se solapa parcialmente con el concepto de sistema de gestión de contenidos y a menudo es visto como un componente de los sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM o Enterprise Content Management) y relacionado con la gestión de activos digitales. Está relacionado con la , la digitalización de documentos, la gestión de flujos de trabajo y la . (es) La gestion électronique des documents (GED ou en anglais DMS pour Document Management System ou EDM pour Electronic Document Management) désigne un logiciel informatisé visant à organiser et gérer des informations sous forme de documents électroniques au sein d'une organisation. Les logiciels de GED intègrent d'autres fonctionnalités permettant de faciliter voire d'automatiser la gestion des documents. Parmi ces fonctionnalités, on trouve notamment des fonctions de LAD-RAD permettant la reconnaissance automatique des documents et l'extraction de données spécifiques, les fonctionnalités d'OCR pour permettre une recherche sur tous les éléments contenus dans les documents stockés, des systèmes de diffusion plus ou moins élaborés. Ces solutions intègrent aussi bien souvent des processus de circuits de validation numérique plus connus sous le nom de workflows, qui permettent de réaliser l'ensemble du processus d'approbation d'un document de manière numérique. Plus récemment, les solutions de GED peuvent intégrer des notions de travail collaboratif dont notamment des tchats documentaires et/ou des outils d'annotation des documents sous forme de calques apposés sur les documents. Certaines GED offrent des fonctionnalités plus gadget mais parfois facilitant la vie des utilisateurs de découpage ou fusion de fichiers PDF. L'une des principales distinctions entre les solutions de GED réside dans leur capacité ou non à créer ou éditer des documents en leur sein. Les GED les plus simples ne permettent que de stocker des documents et parfois pas toujours d'en visualiser simplement le contenu; les plus évoluées permettent de créer un document quel qu'en soit le type directement depuis la GED, et bien sûr ultérieurement de l'éditer facilement, sans avoir à le télécharger préalablement (ce qui reste un fonctionnement répandu dans les GED). Le classement des documents dans une GED est basé soit sur un système d'arborescence relativement classique, soit sur un système d'index (des mots clés qui définissent les caractéristiques d'un document), soit par un mix des 2. La recherche des documents est bien souvent un point fort des solutions de GED. La GED participe aux processus de collaboration, de capitalisation et d'échange d'informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, avec une étendue plus ou moins large selon le système (création, édition, finalisation, utilisation, stockage, archivage).Parfois, la gestion native et automatique des différentes versions des documents vient ajouter un élément essentiel à la gestion documentaire : la traçabilité totale des actions et la facilité de rétroaction ou de comparaison. Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. À titre d'exemple, le retour sur investissement d'un projet « standard » de dématérialisation de factures est inférieur à un an. Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte (« full text »). Il existe quatre étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, traitement, stockage et diffusion. Pour diffuser des documents nouveaux, il convient d'ajouter une cinquième étape : la conception. (fr) 문서 관리 시스템(document management system, DMS)이란 통일된 프레임워크에 따라 문서를 디지털화하고, 색인을 달며, 꼬리표를 붙여 수집된 문서를 저장하는 대규모 데이터베이스이다. (ko) 文書管理システム（英: Document management system, DMS）は、電子文書や紙の文書をデジタイズしたものを格納・管理するコンピュータ上のシステムである。コンテンツ管理システム (CMS) と重複する部分があり、エンタープライズコンテンツ管理システムの一部とされることが多く、デジタル資産管理/文書の画像化/ワークフローシステム/記録管理システムとも関連する。 (ja) System zarządzania dokumentami (ang. Document Management System lub Electronic Document Management (EDM)) – narzędzie informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływających z otoczenia (np. zamówienia od klientów, faktury, listy i inne). W zakresie zarządzania wiedzą techniki te w szczególny sposób wspomagają obszar gromadzenia i organizowania zasobów wiedzy. Na szczególną uwagę w zakresie zarządzania dokumentami zasługuje wzrost popularności narzędzi OCR (Optical Character Recognition) przetwarzających dokumenty z formy papierowej (graficznej) w formę tekstową, dającą się w prosty sposób indeksować i zapisywać we wszelkiego rodzaju komputerowych bazach danych. (pl) Il Document management system (DMS), letteralmente "Sistema di gestione dei documenti" è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti. Tecnicamente si tratta di un'applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni talvolta massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. La definizione talvolta ha sovrapposizioni con il concetto di content management system (gestione dei contenuti). Quando il DMS è utilizzato in un'azienda o in genere in un'organizzazione strutturata, viene spesso denominato enterprise content management (ECM), in questo contesto assume particolare importanza la funzione del workflow. (it) Een documentmanagementsysteem (DMS) of documentbeheersysteem is over het algemeen een opslagplaats of waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf kunnen ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie die via de database toegankelijk is. (nl) Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrónica de Documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. O termo GED foi "disseminado" durante a década de 90 no Brasil, mas desde 2000 o termo mais adequado é ECM (Enterprise Content Management) que condiz com a modernidade que passou esta tecnologia. Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta última forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do conhecimento. Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática). Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos. É a forma de governar através da tecnologia, promovendo um governo mais eficiente a fim de, facilitar ao cidadão o acesso aos serviços governamentais, assim tornando um governo mais prestador de serviços. (pt) Система управления документами, СУД, DMS (англ. Document management system) — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов. Системы управления документами (DMS) обычно рассматриваются как компонент систем управления содержимым масштаба предприятия (Enterprise Content Management System, ECMS), разновидности систем управления содержимым (CMS). В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными и безопасность по отношению к документам, а также индексирование и развитые возможности поиска документа. (ru) Dokumenthanteringsystem (DMS) är informationssystem för att administrera dokument och andra elektroniska media inom en organisation. Detta innefattar hantering av arbetsflöden för kollaborativ redigering, versionshantering, granskning, elektronisk publicering, arkivering, , automatiserad sök och byt ut text i flera dokument, och mallhantering. (sv) Електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством. Це тлумачення визначено у статті 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року N 851-IV (uk)
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Επίσης, είναι ικανό να παρακολουθεί τις διάφορες εκδοχές από διάφορους χρήστες (ιστορικό παρακολούθησης), καθώς και ο όρος έχει κάποια συνάφεια με έννοιες των συστημάτων διαχείρισης περιεχομένου. Συχνά παρουσιάζεται ως συστατικό στοιχείο των συστημάτων διαχείρισης επιχειρηματικού περιεχομένου (ECM) και σχετίζεται με την ψηφιακή διαχείριση περιουσιακών στοιχείων, απεικόνισης εγγράφων, ροής εργασίας, και συστημάτων διαχείρισης καταγραφής. (el) A document management system (DMS) is usually a computerized system used to store, share, track and manage files or documents. Some systems include history tracking where a log of the various versions created and modified by different users is recorded. The term has some overlap with the concepts of content management systems. It is often viewed as a component of enterprise content management (ECM) systems and related to digital asset management, document imaging, workflow systems and records management systems. (en) 문서 관리 시스템(document management system, DMS)이란 통일된 프레임워크에 따라 문서를 디지털화하고, 색인을 달며, 꼬리표를 붙여 수집된 문서를 저장하는 대규모 데이터베이스이다. (ko) 文書管理システム（英: Document management system, DMS）は、電子文書や紙の文書をデジタイズしたものを格納・管理するコンピュータ上のシステムである。コンテンツ管理システム (CMS) と重複する部分があり、エンタープライズコンテンツ管理システムの一部とされることが多く、デジタル資産管理/文書の画像化/ワークフローシステム/記録管理システムとも関連する。 (ja) Een documentmanagementsysteem (DMS) of documentbeheersysteem is over het algemeen een opslagplaats of waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die makkelijk zijn terug te vinden aan de hand van de kenmerken zoals auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status. De documenten zelf kunnen ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie die via de database toegankelijk is. (nl) Dokumenthanteringsystem (DMS) är informationssystem för att administrera dokument och andra elektroniska media inom en organisation. 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Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint und wird in einem erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung verwendet. (de) Sistema de gestión documental (en inglés, Document Management System) son todos aquellos programas informáticos creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos. La mayoría de estos productos tienen la capacidad de mantener un registro de las distintas versiones y modificaciones de los documentos que vayan llevando a cabo los usuarios. La combinación de este tipo de bibliotecas de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos a la información contenida en los (es) La gestion électronique des documents (GED ou en anglais DMS pour Document Management System ou EDM pour Electronic Document Management) désigne un logiciel informatisé visant à organiser et gérer des informations sous forme de documents électroniques au sein d'une organisation. Ces solutions intègrent aussi bien souvent des processus de circuits de validation numérique plus connus sous le nom de workflows, qui permettent de réaliser l'ensemble du processus d'approbation d'un document de manière numérique. La recherche des documents est bien souvent un point fort des solutions de GED. (fr) Il Document management system (DMS), letteralmente "Sistema di gestione dei documenti" è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti. (it) System zarządzania dokumentami (ang. Document Management System lub Electronic Document Management (EDM)) – narzędzie informatyczne pozwalające na przetwarzanie wszelkich form dokumentów powstających w organizacjach. Przetwarzanie dotyczy zarówno dokumentów wewnętrznych dotyczących współpracy różnych obszarów funkcjonalnych organizacji, jak również dokumentów napływających z otoczenia (np. zamówienia od klientów, faktury, listy i inne). W zakresie zarządzania wiedzą techniki te w szczególny sposób wspomagają obszar gromadzenia i organizowania zasobów wiedzy. (pl) Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrónica de Documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. O termo GED foi "disseminado" durante a década de 90 no Brasil, mas desde 2000 o termo mais adequado é ECM (Enterprise Content Management) que condiz com a modernidade que passou esta tecnologia. (pt) Електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. (uk) Система управления документами, СУД, DMS (англ. 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rdfs:label إدارة المستندات الإلكترونية (ar) Správa dokumentů (cs) Dokumentenmanagement (de) Συστήματα διαχείρισης εγγράφων (el) Software de gestión documental (es) Document management system (en) Gestion électronique des documents (fr) Document management system (it) 文書管理システム (ja) 문서 관리 시스템 (ko) Documentmanagementsysteem (nl) System zarządzania dokumentami (pl) Gerenciamento eletrônico de documentos (pt) Система управления документами (ru) Dokumenthanteringssystem (sv) Електронний документообіг (uk)
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